Anfragen kühlen schnell ab
Wer vier Agenturen angeschrieben hat, merkt sich die, die zuerst mit einer echten Nachricht antwortet. Das Timing zählt mehr als die Formulierung.
Immobilienagenturen & Makler
Eine Anfrage, die zwei Tage wartet, ist verloren.
Anfragen kommen schubweise, oft ausserhalb der Bürozeiten, und ähneln einander. Sania bearbeitet sie einzeln, bereitet eine persönliche Antwort und die CRM-Aktualisierung vor. Der Makler liest und gibt frei.
Antworten laufend vorbereitetCRM bleibt aktuellKein Versand ohne Freigabe
Direkte Antwort
In einer Immobilienagentur arbeitet Sania an der Bearbeitung von Anfragen und an der administrativen Nachverfolgung. Sie liest eingehende Anfragen, erkennt das betroffene Objekt und das tatsächliche Anliegen, bereitet eine persönliche Antwort statt einer Empfangsbestätigung vor, bereitet die CRM-Aktualisierung vor, organisiert Besichtigungsanfragen anhand der echten Verfügbarkeit und formuliert die Nachricht nach der Besichtigung. Sania erstellt keine Immobilienbewertungen, erteilt keine Rechtsauskunft und wählt keine Bewerbungsdossiers aus: Diese Entscheidungen bleiben bei den Fachleuten der Agentur.
Das eigentliche Problem
Das Volumen ist das Problem, das Tempo die Antwort.
Ein aktives Inserat erzeugt Dutzende von Anfragen, viele davon ähnlich. Sie alle sorgfältig zu bearbeiten, ist eine Vollzeitaufgabe, für die niemand Zeit hat.
Anfragen wiederholen sich
Fläche, Nebenkosten, Verfügbarkeit, Haustiere erlaubt: Dieselben Fragen kommen pro Inserat Dutzende Male.
Das CRM wird nachträglich gefüllt
Die Nachverfolgung geschieht aus dem Gedächtnis, zwischen zwei Besichtigungen. Was nicht sofort notiert wird, wird nicht notiert.
Die Zeit nach der Besichtigung geht verloren
Ein Interessent, der nach der Besichtigung nie wieder kontaktiert wird, ist ein aufgegebener Abschluss — genau dann, wenn er am entschlossensten war.
Der Arbeitsablauf
Eine Anfrage kommt um 22 Uhr. Die Antwort ist vor Öffnung bereit.
Ziel ist nicht, allen automatisch zu antworten, sondern eine passende Antwort bereit zu haben, wenn Sie Ihr Postfach öffnen.
Zuordnen
Sania erkennt das betroffene Objekt und den Kontakt, falls er bereits geschrieben oder besichtigt hat.
Verstehen
Eine Besichtigungsanfrage, eine Frage zu Nebenkosten und eine Dossieranfrage verlangen nicht dieselbe Antwort.
Vorbereiten
Eine auf das Objekt zugeschnittene Antwort und eine bereite CRM-Aktualisierung: Kontakt, Quelle, Status, nächster Schritt.
Makler gibt frei
Sie lesen, passen an und senden. Im Namen der Agentur geht ohne diesen Schritt nichts raus.
Nach der Besichtigung, wo Abschlüsse entstehen
Nach einer Besichtigung bleibt ein kurzes Zeitfenster, in dem der Interessent am entschlossensten ist. Sania bereitet die Folgenachricht vor, schlägt anhand Ihrer Angaben zum Verlauf den nächsten Schritt vor und aktualisiert das CRM. Was Sania nicht tut: die Qualität eines Dossiers beurteilen oder Bewerbende in eine Rangfolge bringen — diese Auswahl bleibt aus naheliegenden Gründen menschlich.
Was betroffen ist
CRM und Postfach, wo die Anfragen tatsächlich leben.
Der grösste Nutzen entsteht dadurch, das CRM ohne Erfassungsaufwand aktuell zu halten.
Ihr CRM
HubSpot, Pipedrive, Notion oder Airtable: Kontakte, Status und nächste Schritte bleiben am richtigen Ort.
Alle Integrationen →Das Postfach der Agentur
Gmail, Outlook oder IMAP. Anfragen von Portalen treffen ebenfalls per E-Mail ein.
Der Assistent für E-Mails →Der Besichtigungskalender
Google Calendar, Outlook oder Calendly: Besichtigungsanfragen werden mit der echten Verfügbarkeit bearbeitet.
Der unterstützte Kalender →Nachfassungen
Ein Kontakt, der sich seit der Besichtigung nicht gemeldet hat, wird erkannt und die Nachfassung zur Freigabe vorbereitet.
Nachfassungen im Verkauf →Illustratives Szenario im Abspann
Ein illustratives, nicht gemessenes Nutzungsprofil für eine Immobilienagentur. Credits werden frei verteilt – dies ist ein Beispiel, keine Begrenzung.
| Was Sania verwaltet | Volumen / Monat | Credits |
|---|---|---|
| Leitende Follow-ups und Antworten | ~900 | 900 |
| Besuchsplanung | 250 | 250 |
| Soziale Beiträge (Waren) | 20 (×6) | 120 |
| Angebote / Mandate & CRM-Überwachung | 40 (×3) | 120 |
| Qualifikationsgesprächsminuten | 100 (×5) | 500 |
| Geschätzte Gesamtzahl | ~1.890 |
Empfohlener Plan:Business (2.500 Credits) oder Scale·im Simulator verfeinern →
Die Grenzen, schriftlich
Drei Dinge, die eine Agentur nicht an eine KI abgeben sollte.
Immobilien berühren Vermögensentscheidungen und Personendaten. Einige Bereiche bleiben grundsätzlich ausserhalb des Rahmens.
Keine Objektbewertung
Sania erstellt und kommuniziert keinen Schätzwert. Eine Bewertung verpflichtet die Agentur und verlangt fachliche Expertise.
Keine Rechtsauskunft
Mietvertrag, Kündigung, Mietrecht, Stockwerkeigentum: Solche Fragen gehen an eine fachkundige Person, nie an den Assistenten.
Keine Auswahl von Bewerbenden
Sania bewertet und sortiert keine Mietbewerbungen. Menschen auszuwählen ist eine menschliche Entscheidung mit Fairnessfragen, die ein Assistent nicht entscheiden darf.
Kein Versand im Namen der Agentur
Antworten an Interessenten werden vorbereitet und vorgelegt. Was hinausgeht, trägt die Unterschrift der Agentur: Ein Makler gibt sie frei.
Kontaktdaten geschützt
Die bearbeiteten Angaben dienen der Nachverfolgung der Agentur, nicht dem Training von Modellen, und wir wählen Anbieter aus, die Garantien gegen eine Wiederverwendung bieten.
Datenschutz →FAQ
Immobilien: häufige Fragen.
Kann Sania eine Immobilie bewerten?
Nein. Sania erstellt keine Bewertung und nennt keinen Wert. Eine Bewertung berührt die Haftung der Agentur und beruht auf Kenntnis des lokalen Marktes und des Objekts selbst. Eine Bewertungsanfrage wird als zu qualifizierende Anfrage behandelt und an einen Makler weitergegeben.
Antwortet Sania auch ausserhalb der Bürozeiten?
Sie bereitet die Antwort vor, sobald die Nachricht eintrifft, auch nachts und am Wochenende. Ob diese Antwort sofort hinausgeht oder auf Ihre Freigabe wartet, hängt von den Regeln ab, die Sie festlegen. Viele Agenturen behalten die Freigabe beim Erstkontakt und automatisieren nur Empfangsbestätigungen.
Verbindet sich Sania mit Immobilienportalen?
Eine native Portalanbindung gibt es heute nicht. In der Praxis treffen Portalanfragen per E-Mail oder Formular ein, und genau diesen Fluss bearbeitet Sania. Ein Weg über Zapier ist je nach Fall möglich. Wir sagen das lieber, als eine Anbindung anzukündigen, die wir nicht haben.
Sortiert Sania Mietbewerbungen vor?
Nein, und das ist eine bewusste Absage. Bewerbende einzustufen oder auszuschliessen betrifft die Gleichbehandlung von Menschen. Sania kann eingegangene Unterlagen sammeln und ein unvollständiges Dossier melden; die Auswahl trifft eine Fachperson der Agentur.
Wird das CRM automatisch aktualisiert?
Die Aktualisierung wird zusammen mit der Antwort vorbereitet: Kontakt, Quelle, Objekt, Status, nächster Schritt. Je nach Ihren Regeln wird sie direkt übernommen oder wartet auf Freigabe. Ziel ist, die abendliche Nacherfassung zu vermeiden — dort verliert ein CRM seine Qualität.
Wie viele Maklerinnen und Makler können damit arbeiten?
Die Zahl der Nutzenden und die aktivierten Dienste hängen vom Plan ab. Eine kleine Agentur startet meist mit Business zu CHF 249 pro Monat, um E-Mail, Kalender und CRM gemeinsam abzudecken. Die Einzelheiten stehen auf der Preisseite.
Immobilienagenturen & Makler
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