Eine E-Mail — zu welchem Projekt?
Nachrichten treffen vermischt ein. Herauszufinden, um welches Mandat es geht und was zuletzt gesagt wurde, dauert länger als die Antwort selbst.
Architekten & Architekturbüros
Sania zeichnet nicht. Sie gibt Ihnen die Zeit zum Zeichnen.
Ein Architekturbüro führt mehrere Mandate gleichzeitig, mit ebenso vielen E-Mail-Strängen, Beteiligten und einzuholenden Freigaben. Sania ordnet jeden Austausch seinem Projekt zu und bereitet die administrativen Folgeschritte vor.
Ein Strang pro MandatKein Versand ohne FreigabeGründer in der Schweiz
Direkte Antwort
Ein Architekt nutzt Sania für den administrativen Teil seiner Mandate, nicht für den Entwurf. Konkret: Sie bearbeitet das Postfach des Büros und ordnet jede Nachricht dem richtigen Projekt zu, holt den Verlauf des Austauschs hervor, bevor sie eine Antwort vorschlägt, bereitet Koordinations-E-Mails an Ingenieure, Unternehmer und Fachplaner vor, organisiert Terminanfragen und fasst bei ausbleibenden Kundenfreigaben nach. Sania erstellt keine Pläne, trifft keine technischen Entscheidungen und äussert sich zu keiner Baunorm: Das bleibt vollständig Sache des Architekten.
Der Büroalltag
Das Mandat schreitet voran. Die Administration hinkt hinterher.
Nicht der Entwurf läuft über, sondern alles darum herum: koordinieren, bestätigen, nachfassen, festhalten. Multipliziert mit der Zahl der laufenden Mandate.
Koordination vervielfacht den Austausch
Bauingenieure, Unternehmer, Fachplaner, Bauherrschaft: Jede Entscheidung wird mehreren Beteiligten schriftlich bestätigt.
Freigaben bleiben aus
Eine offene Materialwahl oder eine unbestätigte Offerte blockiert den nächsten Schritt. Niemand fasst nach, weil das Fingerspitzengefühl verlangt.
Die Nacharbeit staut sich
Eine Sitzung erzeugt zu bestätigende Punkte und zu versendende Nachrichten. Sie gehen abends raus — oder gar nicht.
Der Arbeitsablauf
Eine E-Mail trifft zu einem laufenden Mandat ein.
Genau hier zahlt sich ein verbundener Assistent aus: Er weiss, um welches Projekt es geht, bevor er etwas vorschlägt.
Zuordnen
Sania erkennt das betroffene Mandat anhand von Absender, Betreff und Gesprächsverlauf.
Einordnen
Sie holt hervor, was zu diesem Punkt bereits ausgetauscht wurde: getroffene Entscheide, gesendete Unterlagen, offene Fragen.
Vorbereiten
Die Antwort entsteht mit diesem Kontext. Was eine fachliche Abwägung verlangt, bleibt offen und wird zur Entscheidung markiert.
Freigeben
Sie lesen, ergänzen die Abwägung, falls nötig, und senden.
Nach einer Koordinationssitzung
Eine Sitzung hinterlässt eine Liste administrativer Folgen: einen Entscheid dem Unternehmer bestätigen, ein Dokument beim Ingenieur erneut anfordern, den nächsten Termin festlegen. Sania bereitet diese Nachrichten aus Ihren Angaben vor und legt sie gesammelt vor. Das Protokoll selbst und seine Verteilung bleiben in Ihrer Verantwortung, denn sie verpflichten das Büro.
Was betroffen ist
Die Werkzeuge eines Büros, keine weitere Fachsoftware.
Sania knüpft an die Kommunikations- und Nachverfolgungsebene an. Sie ersetzt weder Ihr CAD noch Ihr Projektmanagement.
Das Postfach des Büros
Gmail, Outlook oder IMAP. Dort laufen Koordination, Kundenanfragen und Unterlagen zusammen.
Der Assistent für E-Mails →Kalender und Sitzungen
Google Calendar, Outlook oder Calendly: Terminanfragen werden mit Ihrer echten Verfügbarkeit bearbeitet.
Der unterstützte Kalender →Mandatsverfolgung
Notion, Airtable oder ein CRM: Status und Austausch eines Mandats bleiben am richtigen Dossier.
Alle Integrationen →Beobachtung Ihrer Themen
Eine tägliche Themenbeobachtung lässt sich auf von Ihnen bestimmte Quellen einrichten, Ausschreibungen eingeschlossen.
Die Dienste von Sania →Illustratives Szenario im Abspann
Ein illustratives, nicht gemessenes Nutzungsprofil für ein Architekturbüro. Credits werden frei verteilt – dies ist ein Beispiel, keine Begrenzung.
| Was Sania verwaltet | Volumen / Monat | Credits |
|---|---|---|
| Projekt-E-Mails sortiert und beantwortet | ~500 | 500 |
| Zitat aus Briefings | 25 (×3) | 75 |
| Erinnerungen und Fortschrittspunkte | 120 | 120 |
| Besprechungsprotokoll | 60 (×2) | 120 |
| Überwachung des öffentlichen Beschaffungswesens | inklusive | ohne Quote |
| Geschätzte Gesamtsumme | ~815 |
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Die Grenzen, schriftlich
Was Sania in einem Architekturbüro nie tun wird.
Ein Assistent, der seinen Rahmen verlässt, ist ein Berufsrisiko. Besser, man sagt vorab, wo dieser Rahmen endet.
Keine Pläne
Sania zeichnet nicht, verändert keine CAD-Datei und erstellt kein grafisches Dokument. Ihr Rahmen ist Kommunikation und administrative Nachverfolgung.
Keine technischen Entscheidungen
Konstruktive Wahl, Dimensionierung, Variantenvergleich: Das sind Entscheidungen des Architekten. Sie werden gekennzeichnet, nie getroffen.
Keine Auslegung von Normen
Sania äussert sich nicht dazu, ob ein Projekt einer Norm oder einer Vorschrift entspricht. Sie kann eine Frage weiterleiten, nicht sie für Sie beantworten.
Keine Zusage gegenüber Dritten
Termine, Honorare, Annahme einer Variante: Gegenüber Unternehmern oder der Bauherrschaft wird ohne Ihre Freigabe nichts bestätigt.
Ihre Dossiers bleiben getrennt
Die Daten eines Mandats dienen diesem Mandat. Sie werden nicht zum Training von Modellen wiederverwendet, und wir wählen Anbieter aus, die Garantien gegen eine Wiederverwendung bieten.
Datenschutz →FAQ
Architekten: häufige Fragen.
Kann Sania Pläne zeichnen oder ändern?
Nein. Sania verfügt über keine Zeichenfunktion, verändert keine CAD-Datei und erstellt kein grafisches Dokument. Ihr Bereich ist die Büroadministration: E-Mails, Koordination, Termine, Mandatsverfolgung. Der Entwurf bleibt vollständig die Arbeit des Architekten.
Kennt Sania die Schweizer Baunormen?
Das behaupten wir nicht. Sania äussert sich nicht dazu, ob ein Projekt einer Norm, einem kommunalen Reglement oder einer kantonalen Vorschrift entspricht. Trifft eine solche Frage per E-Mail ein, leitet sie diese an Sie weiter, statt sie zu beantworten.
Woher weiss Sania, zu welchem Projekt eine E-Mail gehört?
Sie stützt sich auf Absender, Betreff, Gesprächsverlauf und den bereits zugeordneten Verlauf des Mandats. Ist die Zuordnung unsicher, weist sie darauf hin, statt zufällig abzulegen. Die Treffsicherheit verbessert sich mit der Einrichtung bei der Inbetriebnahme.
Verfasst Sania Sitzungsprotokolle?
Sie kann die administrativen Folgen einer Sitzung vorbereiten — Bestätigungsnachrichten, Erinnerungen an Unterlagen, den nächsten Termin — auf Basis Ihrer Angaben. Das Protokoll selbst verpflichtet das Büro: Verfassen und Verteilen bleiben unter Ihrer Kontrolle.
Kann sie bei einer ausbleibenden Bauherrenfreigabe nachfassen?
Sie bemerkt, dass eine erwartete Freigabe nicht eingetroffen ist, und formuliert eine massvolle Erinnerung, die die verstrichene Zeit berücksichtigt. Sie lesen sie vor dem Versand. Das ist gerade deshalb nützlich, weil Nachfassen bei einem Kunden Fingerspitzengefühl verlangt und leicht aufgeschoben wird.
Eignet sich das für ein Büro mit zwei Personen?
Ja, und dort zeigt sich der Unterschied oft am deutlichsten, weil kein Sekretariat vorhanden ist. Der Starter-Plan zu CHF 99 pro Monat passt zu einer kleinen Struktur; der Business-Plan zu CHF 249 richtet sich an Büros, die mehrere Dienste parallel betreiben wollen.
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