Les leads refroidissent vite
Un contact qui a écrit à quatre agences retient celle qui répond la première avec un vrai message. Le délai compte plus que le contenu.
Agences immobilières & courtiers
Un lead qui attend deux jours est un lead perdu.
Les demandes arrivent en rafale, souvent hors des heures de bureau, et se ressemblent toutes. Sania les traite une par une, prépare une réponse personnalisée et le suivi CRM. Le courtier relit et valide.
Réponse préparée en continuSuivi CRM tenu à jourAucun envoi sans validation
Réponse directe
Dans une agence immobilière, Sania travaille sur le traitement des leads et le suivi administratif. Elle lit les demandes entrantes, identifie le bien concerné et ce que demande réellement le contact, prépare une réponse personnalisée plutôt qu’un accusé de réception, prépare la mise à jour du CRM, organise les demandes de visite à partir des disponibilités réelles et prépare le message de suivi après la visite. Sania ne réalise aucune estimation immobilière, ne donne aucun conseil juridique et ne sélectionne aucun dossier de candidature : ces décisions restent celles des professionnels de l’agence.
Le vrai problème
Le volume est le problème, et la vitesse est la solution.
Une annonce active génère des dizaines de demandes, dont beaucoup se ressemblent. Les traiter toutes correctement est un travail à plein temps que personne n’a.
Les demandes sont répétitives
Surface, charges, disponibilité, animaux acceptés : les mêmes questions reviennent des dizaines de fois par annonce.
Le CRM se remplit après coup
Le suivi se fait de mémoire, entre deux visites. Ce qui n’est pas noté tout de suite n’est pas noté.
L’après-visite se perd
Un contact vu en visite et jamais relancé est une affaire abandonnée. C’est pourtant le moment où il est le plus décidé.
Le flux de travail
Un lead arrive à 22 h. La réponse est prête avant l’ouverture.
Le but n’est pas de répondre automatiquement à tout le monde, c’est d’avoir une réponse pertinente prête à partir quand vous ouvrez votre boîte.
Rattacher
Sania identifie le bien concerné et retrouve le contact s’il a déjà écrit ou déjà visité.
Comprendre
Une demande de visite, une question de charges et une demande de dossier n’appellent pas la même réponse.
Préparer
Réponse personnalisée sur le bien, et mise à jour CRM prête : contact, source, statut, prochaine action.
Le courtier valide
Vous relisez, vous ajustez, vous envoyez. Rien ne part au nom de l’agence sans ce geste.
Après la visite, le moment qui rapporte
Une visite terminée laisse une fenêtre courte pendant laquelle le contact est décidé. Sania prépare le message de suivi, propose la prochaine action selon ce que vous lui indiquez du déroulement, et met le CRM à jour. Ce que Sania ne fait pas : juger de la qualité d’un dossier ou hiérarchiser des candidats — cette sélection reste humaine, pour des raisons évidentes.
Ce que ça touche
Le CRM et la boîte mail, là où vivent les leads.
L’essentiel de la valeur vient de garder le CRM à jour sans effort de saisie.
Votre CRM
HubSpot, Pipedrive, Notion ou Airtable : contacts, statuts et prochaines actions restent au bon endroit.
Toutes les intégrations →La boîte mail de l’agence
Gmail, Outlook ou IMAP. Les demandes issues des portails y arrivent aussi par email.
L’assistant sur les emails →L’agenda des visites
Google Calendar, Outlook ou Calendly : les demandes de visite sont traitées avec les disponibilités réelles.
L’agenda assisté →Les relances
Un contact sans nouvelle depuis la visite est repéré, et la relance est préparée pour validation.
Les relances commerciales →Scénario illustratif en crédits
Un profil d'usage illustratif, non mesuré, pour une agence immobilière. Les crédits se répartissent librement — ceci est un exemple, pas une limite.
| Ce que Sania gère | Volume / mois | Crédits |
|---|---|---|
| Relances leads & réponses | ~900 | 900 |
| Planification de visites | 250 | 250 |
| Posts sociaux (biens) | 20 (×6) | 120 |
| Devis / mandats & suivi CRM | 40 (×3) | 120 |
| Minutes d'appel de qualification | 100 (×5) | 500 |
| Total estimé | ~1'890 |
Plan recommandé : Business (2'500 crédits) ou Scale · affiner dans le simulateur →
Les limites, écrites noir sur blanc
Trois choses qu’une agence ne doit pas déléguer à une IA.
L’immobilier touche à des décisions patrimoniales et à des données personnelles. Certaines zones restent hors périmètre par principe.
Aucune estimation de bien
Sania ne produit et ne communique aucune valeur d’estimation. Une estimation engage l’agence et relève d’une expertise professionnelle.
Aucun conseil juridique
Bail, résiliation, droit du bail, PPE : ces questions sont remontées à une personne compétente, jamais traitées par l’assistant.
Aucune sélection de candidats
Sania ne classe pas et n’écarte pas de dossiers de candidature. Trier des personnes est une décision humaine, avec des enjeux d’équité qu’un assistant ne doit pas arbitrer.
Aucun envoi au nom de l’agence
Les réponses aux prospects sont préparées et soumises. Ce qui sort porte la signature de l’agence : elle reste validée par un courtier.
Données de contact protégées
Les coordonnées traitées servent au suivi commercial de l’agence, elles ne sont pas réutilisées pour entraîner des modèles, et nous sélectionnons des fournisseurs offrant des garanties de non-réutilisation.
Protection des données →FAQ
Immobilier : questions fréquentes.
Sania peut-elle estimer un bien ?
Non. Sania ne réalise aucune estimation et ne communique aucune valeur. Une estimation engage la responsabilité de l’agence et repose sur une connaissance du marché local et du bien lui-même. Une demande d’estimation est traitée comme un lead à qualifier, puis transmise à un courtier.
Sania répond-elle aux leads en dehors des heures de bureau ?
Elle prépare la réponse dès l’arrivée du message, y compris la nuit et le week-end. Que cette réponse parte immédiatement ou attende votre validation dépend du cadre que vous définissez. Beaucoup d’agences gardent la validation sur le premier contact et automatisent seulement les accusés de réception.
Sania se connecte-t-elle aux portails immobiliers ?
Il n’existe pas aujourd’hui d’intégration native avec les portails. En pratique, les demandes issues des portails arrivent par email ou par formulaire, et c’est ce flux que Sania traite. Un passage par Zapier est possible selon les cas. Nous préférons le dire plutôt que d’annoncer une connexion que nous n’avons pas.
Sania trie-t-elle les dossiers de candidature des locataires ?
Non, et c’est un refus délibéré. Classer ou écarter des candidats touche à l’équité de traitement des personnes. Sania peut rassembler les pièces reçues et signaler un dossier incomplet ; la sélection reste faite par un professionnel de l’agence.
Le CRM est-il mis à jour automatiquement ?
La mise à jour est préparée en même temps que la réponse : contact, source, bien concerné, statut, prochaine action. Selon vos règles, elle s’applique directement ou attend votre validation. L’objectif est d’éviter la ressaisie du soir, qui est le moment où le CRM se dégrade.
Combien de courtiers peuvent l’utiliser ?
Le nombre d’utilisateurs et les services activés dépendent du plan choisi. Une petite agence démarre généralement sur Business à CHF 249 par mois pour couvrir emails, agenda et CRM ensemble. Le détail figure sur la page tarifs.
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