Un email, quel projet ?
Les messages arrivent mélangés. Retrouver de quel mandat parle un intervenant, et ce qui a été dit la dernière fois, prend plus de temps que la réponse elle-même.
Architectes & bureaux d’architecture
Sania ne dessine pas. Elle vous rend le temps de dessiner.
Un bureau d’architecture avance sur plusieurs mandats à la fois, avec autant de fils d’emails, d’intervenants et de validations à obtenir. Sania rattache chaque échange à son projet et prépare les suites administratives.
Un fil par mandatAucun envoi sans validationFondateur basé en Suisse
Réponse directe
Dans un bureau d’architecture, l’IA utile est administrative : un assistant IA pour architecte prend en charge la coordination et le suivi, jamais la conception. Concrètement : Sania traite la boîte mail du bureau et rattache chaque message au bon projet, retrouve l’historique de l’échange avant de proposer une réponse, prépare les emails de coordination vers les ingénieurs, entreprises et mandataires, organise les demandes de rendez-vous et relance les validations client qui n’arrivent pas. Sania ne produit aucun plan, ne prend aucune décision technique et ne se prononce sur aucune norme de construction : ces domaines restent entièrement ceux de l’architecte.
Le quotidien d’un bureau
Le mandat avance. L’administratif suit avec un temps de retard.
Ce n’est pas la conception qui déborde, c’est ce qu’il y a autour : coordonner, confirmer, relancer, consigner. Multiplié par le nombre de mandats en cours.
La coordination multiplie les échanges
Ingénieurs civils, entreprises, mandataires spécialisés, maître d’ouvrage : chaque décision se confirme par écrit à plusieurs personnes.
Les validations n’arrivent pas
Un choix de matériau ou un devis en attente bloque la suite. Personne ne relance, parce que relancer un maître d’ouvrage demande du doigté.
L’après-séance s’accumule
Une séance produit des points à confirmer et des messages à envoyer. Ils partent le soir, ou pas du tout.
Le flux de travail
Un email arrive sur un mandat en cours.
L’intérêt d’un assistant connecté est là : il sait de quel projet on parle avant de proposer quoi que ce soit.
Rattacher
Sania identifie le mandat concerné à partir de l’expéditeur, de l’objet et du fil de discussion.
Contextualiser
Elle remonte ce qui a déjà été échangé sur ce point : décisions prises, documents envoyés, questions restées ouvertes.
Préparer
La réponse est rédigée avec ce contexte. Ce qui relève d’un arbitrage technique est laissé en blanc, marqué comme à trancher.
Valider
Vous relisez, vous complétez l’arbitrage s’il y en a un, vous envoyez.
Après une séance de coordination
Une séance laisse une liste de suites administratives : confirmer une décision à l’entreprise, redemander un document à l’ingénieur, caler la prochaine date. Sania prépare ces messages à partir de ce que vous lui indiquez, et vous les soumet en une fois. Le compte rendu de séance et sa diffusion restent sous votre responsabilité, parce qu’ils engagent le bureau.
Ce que ça touche
Les outils d’un bureau, pas un logiciel métier de plus.
Sania se branche sur la couche communication et suivi. Elle ne remplace ni votre CAO, ni votre outil de gestion de projet.
La boîte mail du bureau
Gmail, Outlook ou IMAP. C’est là que passent la coordination, les demandes client et les documents.
L’assistant sur les emails →L’agenda et les séances
Google Calendar, Outlook ou Calendly : les demandes de rendez-vous sont traitées avec vos disponibilités réelles.
L’agenda assisté →Le suivi des mandats
Notion, Airtable ou un CRM : le statut d’un mandat et les échanges restent rattachés au bon dossier.
Toutes les intégrations →Une veille sur vos sujets
Une veille thématique quotidienne peut être configurée sur les sources que vous désignez, appels d’offres compris.
Les services de Sania →Scénario illustratif en crédits
Un profil d'usage illustratif, non mesuré, pour un bureau d'architecture. Les crédits se répartissent librement — ceci est un exemple, pas une limite.
| Ce que Sania gère | Volume / mois | Crédits |
|---|---|---|
| Emails projets triés & répondus | ~500 | 500 |
| Devis depuis briefs | 25 (×3) | 75 |
| Relances & points d'étape | 120 | 120 |
| Comptes-rendus de réunion | 60 (×2) | 120 |
| Veille marchés publics | incluse | hors quota |
| Total estimé | ~815 |
Plan recommandé : Business (2'500 crédits) · affiner dans le simulateur →
Les limites, écrites noir sur blanc
Ce que Sania ne fera jamais dans un bureau d’architecture.
Un assistant qui déborde de son périmètre est un risque professionnel. Autant dire d’emblée où s’arrête le sien.
Aucune production de plans
Sania ne dessine pas, ne modifie aucun fichier CAO et ne produit aucun document graphique. Son périmètre est la communication et le suivi administratif.
Aucune décision technique
Choix constructif, dimensionnement, arbitrage entre variantes : ce sont des décisions d’architecte. Elles sont signalées comme telles, jamais tranchées.
Aucune interprétation de norme
Sania ne se prononce pas sur la conformité d’un projet à une norme ou à un règlement. Elle peut transmettre une question, pas y répondre à votre place.
Aucun engagement envers un tiers
Délais, honoraires, acceptation d’une variante : rien n’est confirmé à une entreprise ou à un maître d’ouvrage sans votre validation.
Vos dossiers restent cloisonnés
Les données d’un mandat servent à ce mandat. Elles ne sont pas réutilisées pour entraîner des modèles, et nous sélectionnons des fournisseurs offrant des garanties de non-réutilisation.
Protection des données →FAQ
Architectes : questions fréquentes.
Sania peut-elle dessiner ou modifier des plans ?
Non. Sania n’a aucune fonction de dessin, ne modifie aucun fichier CAO et ne produit aucun document graphique. Son domaine est l’administratif du bureau : emails, coordination, rendez-vous, suivi des mandats. La conception reste intégralement le travail de l’architecte.
Sania connaît-elle les normes de construction suisses ?
Nous ne le revendiquons pas. Sania ne se prononce pas sur la conformité d’un projet à une norme, un règlement communal ou une prescription cantonale. Si une question de ce type arrive par email, elle la remonte vers vous au lieu d’y répondre.
Comment Sania sait-elle de quel projet parle un email ?
Elle s’appuie sur l’expéditeur, l’objet, le fil de discussion et l’historique déjà rattaché à ce mandat. Quand le rattachement est incertain, elle le signale plutôt que de classer au hasard. La qualité du rattachement progresse avec le cadrage fait à la mise en route.
Sania rédige-t-elle les procès-verbaux de séance ?
Elle peut préparer les suites administratives d’une séance — messages de confirmation, relances de documents, prochaine date — à partir des éléments que vous lui donnez. Le procès-verbal lui-même engage le bureau : sa rédaction et sa diffusion restent sous votre contrôle.
Peut-elle relancer un maître d’ouvrage qui ne valide pas ?
Elle repère qu’une validation attendue n’est pas arrivée et prépare une relance mesurée, tenant compte du temps écoulé. Vous la relisez avant envoi. C’est utile précisément parce que relancer un client demande du tact et qu’on repousse facilement ce message.
Est-ce adapté à un bureau de deux personnes ?
Oui, et c’est souvent là que l’écart se voit le plus, faute de secrétariat. Le plan Starter à CHF 99 par mois convient à une petite structure ; le plan Business à CHF 249 s’adresse aux bureaux qui veulent brancher plusieurs services en parallèle.
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