Rechnung erstellen
Das angenommene Angebot, die erbrachten Leistungen und die vereinbarten Konditionen übernehmen und die Rechnung im Format Ihres Unternehmens erstellen, exportierbar als PDF.
Fakturierung und Zahlungsüberwachung
KI-Fakturierung und Zahlungserinnerungen. Das letzte Wort bleibt bei Ihnen.
Sania erstellt Ihre Rechnungen im Format Ihres Unternehmens, überwacht überschrittene Fälligkeiten und formuliert Zahlungserinnerungen. Der Versand bleibt kontrolliert – denn eine Rechnung verpflichtet Ihr Unternehmen.
Kontrollierter VersandMit dem CRM synchronisiertEU-Hosting
Direkte Antwort
Die Fakturierung eines KMU mit KI zu automatisieren bedeutet, den Assistenten die Rechnung aus bereits validierten Informationen erstellen, als PDF exportieren, die Fälligkeiten überwachen und Zahlungserinnerungen vorbereiten zu lassen – während der Versand unter menschlicher Kontrolle bleibt. Bei Swiss Agent Network erstellt der Fakturierungsdienst Angebote und Rechnungen im Format des Unternehmens, löst Zahlungserinnerungen aus und bleibt mit dem CRM synchronisiert. Er gehört zum Business-Plan und kann ab dem Starter-Plan als Dienst gewählt werden.
Was der Dienst übernimmt
Vier Aufgaben, die Ihre Monatsenden auffressen.
Fakturierung ist nicht nur ein Dokument, das erstellt werden muss: Sie ist eine Nachverfolgung, Woche für Woche, bei Kunden, die man ungern verärgert.
Versand kontrollieren
Die Rechnung landet in Ihrer Freigabe-Inbox. Sie prüfen Betrag und Empfänger und lösen den Versand aus. Nichts geht hinter Ihrem Rücken raus.
Fälligkeiten überwachen
Überfällige Rechnungen erkennen, ohne eine Tabelle durchzugehen: Der Assistent weiss, was wann versandt wurde und was offen ist.
Erinnerung formulieren
Eine Zahlungserinnerung im Ton Ihres Unternehmens vorbereiten, unter Berücksichtigung des Rechnungsalters und der Kundenbeziehung.
Zahlungserinnerungen
Sein Geld einfordern, ohne die Beziehung zu beschädigen.
Das ist der Teil, den Unternehmerinnen und Unternehmer am längsten aufschieben: Niemand mahnt gern einen guten Kunden. Eine im Voraus festgelegte Regel erspart Entscheidungen im Einzelfall – unter Ärger oder Verlegenheit.
Erkennen
Eine Fälligkeit ist überschritten: Der Assistent meldet es, ohne auf Ihre Monatsübersicht zu warten.
Einordnen
Wenige Tage Verzug oder ein verfestigter Zahlungsausfall? Die Behandlung ist nicht dieselbe.
Formulieren
Eine höfliche erste Erinnerung, danach bestimmter – nach Ihren Regeln.
Eskalieren
Ab einer von Ihnen gesetzten Schwelle geht der Fall an eine Person zurück.
Vertriebsnachfassaktion oder Zahlungserinnerung?
Das sind zwei verschiedene Aufgaben. Eine Vertriebsnachfassaktion richtet sich an einen Interessenten, der noch nicht unterschrieben hat: Es geht darum, eine Opportunität voranzubringen. Eine Zahlungserinnerung richtet sich an einen Kunden, der bereits gekauft hat und dessen Rechnung fällig ist: Es geht darum, bezahlt zu werden, ohne den Kunden zu verlieren. Auslöser, Ton und Freigabestufe unterscheiden sich – und sie zu verwechseln ist auf beiden Seiten teuer.
Leitplanken
Beim Geld automatisieren wir am wenigsten.
Ein Fakturierungsfehler lässt sich nicht per Klick beheben: Er führt über eine Gutschrift, eine Erklärung an den Kunden und manchmal über eine zu korrigierende Buchung.
Keine erfundenen Beträge
Ein fehlender Preis oder eine unklare Leistung wird als zu bestätigen gekennzeichnet. Der Assistent füllt eine Lücke nie durch Schlussfolgerung.
Versand mit Freigabe
Die Vorbereitung kann automatisch erfolgen; der Versand einer Rechnung läuft über Ihre Freigabe-Inbox, weil er das Unternehmen verpflichtet.
Begrenzte Eskalation
Sie legen die Anzahl der Erinnerungen fest und die Schwelle, ab der ein Mensch den Fall übernimmt. Keine endlose automatische Eskalation.
Historie beim Kunden
Die CRM-Synchronisation hält Rechnungsstatus und versandte Erinnerungen am richtigen Ort, einsehbar für Ihr Team.
Was wir nicht automatisieren
Mahnung, Betreibung, Rechtsstreit: Diese Schritte haben rechtliche Folgen und werden von einer Person entschieden.
Unsere vollständige Liste →Wo es sich einfügt
Vom Angebot bis zur Zahlung, eine Kette.
Fakturierung ist nur sinnvoll, wenn sie mit dem verbunden ist, was davor und danach kommt.
Davor: das Angebot
Das angenommene Angebot wird zur Grundlage der Rechnung – ohne Kunde, Leistungen und Konditionen erneut zu erfassen.
Angebote mit KI erstellen →Parallel: die E-Mails
Rechnungsanfragen, Betragsfragen und Empfangsbestätigungen kommen per E-Mail und werden im selben Fluss bearbeitet.
KI-Assistent für E-Mails →Danach: das CRM
Rechnungsstatus, versandte Erinnerungen und Historie bleiben am Kundendatensatz in Ihrem CRM.
Integrationen ansehen →Der Rahmen: Ihre Regeln
Schwellen, Ton, Anzahl der Erinnerungen und Freigabestufen werden vor der Inbetriebnahme mit Ihnen festgelegt.
Integrationsmethode →FAQ
Fakturierung und Erinnerungen: häufige Fragen.
Wie automatisiert man die Fakturierung eines KMU mit KI?
Der Assistent übernimmt bereits validierte Informationen – Kunde, Leistungen, Konditionen – und erstellt die Rechnung im Format Ihres Unternehmens, exportierbar als PDF. Der Versand bleibt durch Ihre Regeln kontrolliert. Die Automatisierung betrifft Vorbereitung und Nachverfolgung, nicht die Entscheidung, das Unternehmen zu verpflichten.
Kann eine KI eine unbezahlte Rechnung anmahnen?
Ja. Der Fakturierungsdienst löst Zahlungserinnerungen aufgrund überschrittener Fälligkeiten aus und formuliert die Nachricht im Ton Ihres Unternehmens. Die erste Erinnerung kann automatisch erfolgen, weitere Stufen können der Freigabe unterliegen.
Was unterscheidet eine Vertriebsnachfassaktion von einer Zahlungserinnerung?
Eine Vertriebsnachfassaktion richtet sich an einen Interessenten, der noch nicht unterschrieben hat, und soll eine Opportunität voranbringen. Eine Zahlungserinnerung richtet sich an einen Kunden, der bereits gekauft hat und dessen Rechnung fällig ist. Ton, Auslöser und Beziehungsrisiko unterscheiden sich, also auch die Freigaberegeln.
Kann die KI eine Rechnung ohne Freigabe versenden?
Das ist konfigurierbar, wir raten jedoch davon ab. Eine Rechnung verpflichtet das Unternehmen, und ein Fehler bei Betrag oder Empfänger kostet mehr als die gewonnene Zeit. Die Vorbereitung kann automatisch erfolgen, der Versand bleibt Ihrer Freigabe-Inbox unterstellt.
Funktioniert die KI-Fakturierung mit einem CRM?
Ja, der Fakturierungsdienst ist mit dem CRM synchronisiert, damit Rechnungsstatus und Mahnhistorie beim richtigen Kunden bleiben. Die verfügbaren Integrationen hängen von den in Ihrem Plan aktivierten Diensten ab.
In welchem Plan ist die Fakturierung enthalten?
Die Fakturierung gehört zu den Diensten des Business-Plans und kann ab dem Starter-Plan als Dienst gewählt werden. Jedes erstellte Angebot und jede Rechnung verbraucht 3 SAN-Guthaben. Details finden Sie auf der Preisseite.
Müssen wir die Buchhaltungssoftware wechseln?
Nein. Ziel ist es, Dokumente und Nachverfolgung aus Ihren bestehenden Werkzeugen heraus vorzubereiten. Verfügt eine Branchensoftware über keine nutzbare Schnittstelle, sagen wir das in der Analysephase, statt eine fragile Verbindung zu versprechen.
Wie lange dauert es, bis sich etwas bei den offenen Posten ändert?
Wir versprechen keine Zahl: Das hängt von Ihrem Rechnungsvolumen, Ihren Zahlungsbedingungen und davon ab, wie regelmässig Sie heute mahnen. Die Messmethode ist in unserem Leitfaden zur ROI-Berechnung beschrieben.
Ethan Avon, Gründerelle TransparenzDiese Seite beschreibt den Fakturierungsdienst von Sania, angeboten von Swiss Agent Network: Erstellung von Angeboten und Rechnungen im Unternehmensformat, PDF-Export mit kontrolliertem Versand, Zahlungserinnerungen und CRM-Synchronisation. Verfügbarkeit und Guthabenkosten entsprechen der Preisseite. Es werden weder Inkassofristen noch bezifferte Gewinne angekündigt, da dafür keine auf Ihre Situation anwendbare Messung vorliegt. Seite geprüft von Ethan Avon, Gründer. Letzte Aktualisierung: 9. August 2026.